Conditions générales d'utilisation (CGU) - Espace Certificateur

1. Objet

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (CGU) définissent les règles d'accès et d'utilisation de l'Espace Certificateur mis à disposition par l’Alliance for European Flax-Linen and Hemp (« Fournisseur »).

Cet espace est exclusivement réservé aux Agents traitants des différents Local Offices de l’organisme certificateur, chargés du suivi des demandes de certification European Flax™ (RFQ ou Request For Quotation), du développement d’offres de certification sur la base de ces RFQs, et de la communication à l’Alliance for European Flax-Linen and Hemp des certificats European Flax™ émis associés aux RFQs.

2. Acceptation des CGU

L'utilisation de cet espace est subordonnée à l'acceptation pleine et entière des présentes CGU. L’utilisateur reconnaît en avoir pris connaissance et s’engage à les respecter.

3. Accès au Service

3.1 Conditions d'inscription et d'accès

L’accès à l’Espace Certificateur est strictement personnel et se fait uniquement via Magic Link envoyé à l’adresse e-mail professionnelle de l’agent traitant.

3.2 Données requises

Pour créer un compte et accéder au service, l’utilisateur doit fournir les informations suivantes :

  • Nom
  • Prénom
  • Adresse e-mail professionnelle

4. Rôles et responsabilités des Agents traitants

Les actions ouvertes aux agents traitants dépendent du/des Local Office(s) (LO) auquel(s) ils sont rattachés.

Agents traitants des Local Offices hors France :

Ces agents ont accès à l’ensemble des étapes du workflow des RFQs (Request For Quotation). Ils peuvent notamment :

  • Consulter une demande de certification (RFQ - Request for Quotation) à toutes les étapes.
  • Télécharger le PDF récapitulatif d’une RFQ, à toutes les étapes.
  • Déclarer un Responsable de Traitement Organisme Certificateur pour chaque RFQ parmi les Agents traitants du Local Office concerné.
  • Demander la modification d’une RFQ, la commenter et interagir avec l’entreprise demandeuse, en faisant passer sa RFQ du statut « Attente de Validation » à « À modifier ».
  • Valider une RFQ en la faisant passer du statut « Attente de Validation » à « Attente audit/certification ». Ceci marque le début du processus de certification, géré par l’organisme certificateur.
  • Passer une RFQ en statut « Certification émise » en y ajoutant les documents requis (PDF avec trame du certificat émis - obligatoire, PDF sans trame - facultatif).
  • Annuler une RFQ si nécessaire (passage en statut « sans suite/abandon »).

Agents traitants du Local Office en France :

Ces agents ne peuvent ni commenter une RFQ, ni en demander la modification, ni la valider. Ils peuvent toutefois

  • Consulter une RFQ à toutes les étapes.
  • Télécharger le PDF récapitulatif d’une RFQ, à toutes les étapes.
  • Déclarer un Responsable de Traitement Organisme Certificateur pour chaque RFQ parmi les Agents traitants du Local Office concerné.
  • Passer une RFQ du statut « Attente audit/certification » à « Certification émise » en ajoutant les documents requis.
  • Annuler une RFQ si nécessaire (passage en statut « sans suite/abandon »).

Les agents traitants ne peuvent en aucun cas modifier les données des entreprises demandeuses. Leur rôle se limite à examiner et traiter les demandes conformément au workflow de validation.

5. Confidentialité et Protection des Données

Les agents traitants s’engagent à respecter la confidentialité des informations relatives aux entreprises demandeuses.

Le traitement des données personnelles des utilisateurs est régi par la Politique de Confidentialité du Fournisseur.

6. Limites de Responsabilité

6.1 Responsabilité du Fournisseur

Le Fournisseur met tout en œuvre pour assurer un service fiable et fonctionnel. Cependant, il ne saurait être tenu responsable en cas de :

  • Dysfonctionnement temporaire ou définitif de la plateforme.
  • Erreur ou omission dans le processus de certification causée par des informations incorrectes fournies par l’entreprise demandeuse.
  • Perte de données due à un incident technique indépendant de sa volonté.

6.2 Responsabilité des Agents traitants

Les agents traitants agissent pour le compte de leur organisme certificateur et ne peuvent être tenus responsables individuellement du traitement des RFQ, du déroulement du processus de certification ou des décisions finales de certification. L'organisme certificateur (personne morale) est seul responsable du traitement des demandes et de la mise en œuvre du processus de certification.

Le rôle des agents traitants consiste à accompagner les entreprises dans la complétion de leur RFQ et à s’assurer que les informations collectées sont suffisamment claires et cohérentes pour être transmises à l’Organisme Certificateur. Ils doivent respecter les procédures en vigueur et signaler toute anomalie détectée dans une demande.

En cas d’erreur dans le traitement ou la transmission d’une RFQ, la responsabilité de l’organisme certificateur pourra être engagée, sauf si l'erreur résulte d’informations erronées ou incomplètes fournies par l’entreprise demandeuse.

7. Propriété Intellectuelle

  • Les Agents traitants reconnaissent que les RFQs (Request for Quotation) sont des documents appartenant à l’Alliance for European Flax-Linen and Hemp, tandis que les certificats émis sont sous la responsabilité de l’organisme certificateur.
  • Les trames de RFQ et leur mise en page restent la propriété exclusive de l’Alliance for European Flax-Linen and Hemp. Elles ne peuvent être modifiées, reproduites ou utilisées en dehors du cadre défini par le processus de certification.

8. Suspension et Résiliation d’accès

Le Fournisseur se réserve le droit de suspendre ou de supprimer l’accès à l’Espace Certificateur en cas de :

  • Non-respect des présentes CGU.
  • Départ de l’agent traitants de son organisation ou de son service (sur demande de l’utilisateur ou de son employeur).
  • Activité suspecte ou frauduleuse.

9. Droit Applicable et Règlement des Litiges

Les présentes CGU sont soumises au droit français. En cas de litige, une solution amiable sera privilégiée avant toute action judiciaire.

10. Modification des CGU

Le Fournisseur se réserve le droit de modifier ces CGU à tout moment. Les utilisateurs en seront informés et devront accepter les nouvelles conditions pour continuer à utiliser le service lors de leur connexion à l’espace.